Jak uzyskać wypis aktu notarialnego? Pełny przewodnik krok po kroku

Wypis aktu notarialnego to dokument o fundamentalnym znaczeniu dla każdego właściciela nieruchomości. To właśnie on, posiadając taką samą moc prawną jak oryginał, stanowi niezbity dowód Twojej własności. W tym przewodniku krok po kroku wyjaśnię, jak go uzyskać, niezależnie od tego, czy akt został sporządzony niedawno, czy wiele lat temu.

Akt notarialny klucz do Twojej własności

W potocznym rozumieniu często mówimy o "akcie własności" mieszkania czy domu. Prawnie rzecz biorąc, tym dokumentem jest akt notarialny, który dokumentuje czynność prawną, taką jak umowa sprzedaży, darowizny czy zamiany. W praktyce jednak, jako właściciele, posługujemy się nie oryginałem aktu, lecz jego wypisem.

Warto zrozumieć różnicę między oryginałem, wypisem a odpisem. Oryginał aktu notarialnego jest jeden i zawsze pozostaje w archiwum kancelarii notarialnej (a po 10 latach w archiwum sądowym). Wypis aktu notarialnego to jego dosłowne powtórzenie, które ma taką samą moc prawną jak oryginał. To właśnie ten dokument jest nam potrzebny w większości sytuacji. Odpis natomiast to kopia, która nie zawsze ma moc prawną oryginału, chyba że jest to odpis poświadczony za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę (np. notariusza).

Dlatego też, gdy potrzebujesz "aktu własności", zawsze chodzi o wypis aktu notarialnego. Jest on niezbędny w wielu kluczowych momentach związanych z nieruchomością:

• Przy składaniu wniosku o kredyt hipoteczny w banku.
• Podczas załatwiania formalności w urzędach (np. w urzędzie skarbowym, w wydziale geodezji).
• Przy sprzedaży nieruchomości, gdy kupujący potrzebuje potwierdzenia Twojego prawa własności.
• W przypadku darowizny nieruchomości.
• Do ustanowienia hipoteki lub innych obciążeń na nieruchomości.
• W postępowaniach spadkowych, aby udowodnić prawo do dziedziczenia nieruchomości.

Jak widać, posiadanie aktualnego wypisu aktu notarialnego jest kluczowe dla sprawnego zarządzania swoją własnością.

Jak uzyskać wypis aktu notarialnego z kancelarii notarialnej?

Jeśli akt notarialny, którego wypisu potrzebujesz, został sporządzony nie dawniej niż 10 lat temu, najprostszą drogą jest zwrócenie się bezpośrednio do kancelarii notarialnej, która go sporządziła. Notariusze mają obowiązek przechowywania oryginałów aktów przez ten okres. Oto jak krok po kroku wygląda ta procedura:

1. Zlokalizuj kancelarię: Pierwszym krokiem jest ustalenie, która kancelaria notarialna sporządziła akt. Jeśli pamiętasz nazwisko notariusza lub nazwę kancelarii, to świetnie. Jeśli nie, nie martw się w dalszej części artykułu wyjaśnię, jak to sprawdzić w księdze wieczystej.
2. Skontaktuj się z kancelarią: Możesz to zrobić osobiście, telefonicznie lub mailowo. W kontakcie z notariuszem (lub jego pracownikiem) podaj jak najwięcej informacji o akcie dane stron (kupującego i sprzedającego, darczyńcy i obdarowanego), przybliżoną datę sporządzenia aktu, a także numer repertorium, jeśli go znasz. Te informacje pomogą notariuszowi szybko odnaleźć właściwy dokument.
3. Złóż wniosek i odbierz wypis: Notariusz przygotuje wypis na podstawie Twojego wniosku. Przy odbiorze wypisu będziesz musiał okazać dokument tożsamości, aby notariusz mógł zweryfikować Twoje uprawnienie do otrzymania dokumentu.
4. Uiść opłatę: Za sporządzenie wypisu pobierana jest opłata, której wysokość omówię szczegółowo w kolejnych sekcjach.

Pamiętaj, że nie każdy może otrzymać wypis aktu notarialnego. Prawo do tego mają ściśle określone osoby. Zgodnie z przepisami, wypis aktu notarialnego mogą otrzymać:

• Strony czynności prawnej: Czyli osoby, które były bezpośrednio zaangażowane w sporządzenie aktu (np. kupujący i sprzedający, darczyńca i obdarowany).
• Osoby, dla których zastrzeżono w akcie prawo do otrzymania wypisu: Czasem w treści aktu notarialnego wskazuje się inne osoby, które również mogą otrzymać wypis.
• Następcy prawni stron: Na przykład spadkobiercy po zmarłej stronie czynności prawnej.
• Osoby i instytucje uprawnione na mocy odrębnych przepisów: Należą do nich m.in. sądy, prokuratorzy, organy administracji publicznej, ale tylko wtedy, gdy uzasadnią taką potrzebę prawną.

To bardzo ważne, aby mieć świadomość tych ograniczeń, ponieważ notariusz ma obowiązek odmówić wydania wypisu osobie nieuprawnionej.

Wypis aktu notarialnego po 10 latach droga przez archiwum sądowe

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, notariusze mają obowiązek przechowywać oryginały aktów notarialnych przez 10 lat od daty ich sporządzenia. Po upływie tego okresu, akta te są przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Oznacza to, że jeśli Twój akt notarialny jest starszy niż dekada, musisz skierować swoje kroki do sądu, a nie do kancelarii notarialnej.

Procedura uzyskania wypisu z archiwum sądowego jest nieco bardziej sformalizowana i zazwyczaj trwa dłużej niż w kancelarii notarialnej. Musisz przygotować się na to, że będziesz musiał złożyć pisemny wniosek i uzasadnić swój interes prawny w uzyskaniu dokumentu. Poniżej przedstawiam kroki, które należy podjąć:

1. Zlokalizuj właściwy sąd rejonowy: Akta są przekazywane do sądu rejonowego właściwego dla miejsca, w którym notariusz miał swoją siedzibę. Jeśli nie pamiętasz, w jakim mieście notariusz sporządził akt, możesz to sprawdzić w księdze wieczystej nieruchomości lub spróbować odnaleźć dane notariusza w internecie.
2. Przygotuj pisemny wniosek: Wniosek o wydanie wypisu aktu notarialnego należy złożyć na piśmie do archiwum wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego. We wniosku koniecznie musisz wskazać swój interes prawny w uzyskaniu dokumentu. Oznacza to, że musisz wyjaśnić, dlaczego ten wypis jest Ci potrzebny (np. do celów spadkowych, do uregulowania spraw własnościowych, do postępowania sądowego). Pamiętaj, aby podać jak najwięcej danych identyfikujących akt: datę sporządzenia, numer repertorium, dane stron, a także adres nieruchomości, której akt dotyczy.
3. Uiść opłatę sądową: Złożenie wniosku o wydanie dokumentu z archiwum sądowego wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty sądowej. Jej wysokość jest zazwyczaj stała i niezależna od liczby stron aktu.
4. Oczekuj na wydanie: Po złożeniu wniosku i uiszczeniu opłaty, musisz uzbroić się w cierpliwość. Czas oczekiwania na wydanie wypisu z archiwum sądowego jest zazwyczaj dłuższy niż w kancelarii notarialnej i może wynosić od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obłożenia archiwum.

Moje doświadczenie pokazuje, że precyzyjnie sformułowany wniosek z wyraźnie wskazanym interesem prawnym znacznie przyspiesza proces. Warto poświęcić czas na jego staranne przygotowanie.

Nie pamiętasz notariusza? Jak odnaleźć swój akt przez księgę wieczystą

Co zrobić, gdy minęło wiele lat, a Ty nie pamiętasz ani nazwiska notariusza, ani nawet miasta, w którym sporządzono akt notarialny? Na szczęście, w takiej sytuacji z pomocą przychodzi księga wieczysta nieruchomości. Jest to publiczny rejestr, który zawiera kluczowe informacje o stanie prawnym nieruchomości, w tym o jej właścicielach i podstawach nabycia.

Informacje o akcie notarialnym, który stanowił podstawę wpisu prawa własności, znajdziesz zazwyczaj w dziale II księgi wieczystej (właściciel) lub w dziale III lub IV, jeśli akt dotyczył ustanowienia służebności, hipoteki czy innych obciążeń. W tych działach odnotowany jest nie tylko rodzaj czynności prawnej (np. umowa sprzedaży), ale także numer repertorium aktu notarialnego oraz dane notariusza, który go sporządził (imię, nazwisko, siedziba kancelarii, a czasem nawet data sporządzenia).

Dostęp do elektronicznej księgi wieczystej jest niezwykle prosty i bezpłatny. Wystarczy, że znasz numer księgi wieczystej swojej nieruchomości. Możesz go sprawdzić na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: ekw.ms.gov.pl. Oto jak to zrobić:

1. Wejdź na stronę ekw.ms.gov.pl.
2. Wybierz opcję "Przeglądanie księgi wieczystej".
3. Wpisz znany Ci numer księgi wieczystej.
4. Przejdź do odpowiedniego działu (II, III lub IV) i odszukaj dane dotyczące aktu notarialnego.

Dzięki tym danym będziesz w stanie zidentyfikować notariusza i skontaktować się z nim (jeśli akt jest młodszy niż 10 lat) lub skierować wniosek do właściwego sądu rejonowego (jeśli akt jest starszy). To naprawdę skuteczna metoda na odnalezienie zagubionych informacji o Twojej własności.

Ile kosztuje wypis aktu notarialnego i jakie są formalności?

Koszty uzyskania wypisu aktu notarialnego są regulowane prawnie, co zapewnia transparentność i jednolitość stawek. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, koszt sporządzenia wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych wynosi 6 złotych plus 23% VAT za każdą rozpoczętą stronę dokumentu. Oznacza to, że jeśli Twój akt notarialny ma na przykład 5 stron, koszt wypisu wyniesie (5 stron x 6 zł) + VAT = 30 zł + 6,90 zł = 36,90 zł. Warto mieć to na uwadze, planując budżet na uzyskanie dokumentu.

W przypadku uzyskania dokumentu z archiwum sądowego, również występują opłaty. Zazwyczaj jest to stała opłata sądowa od wniosku, której wysokość jest niezależna od liczby stron aktu i wynosi kilkanaście lub kilkadziesiąt złotych, w zależności od sądu i rodzaju wniosku.

Jeśli chodzi o formalności, kluczową kwestią jest weryfikacja tożsamości. Zarówno notariusz, jak i pracownik sądu wydający dokument, mają obowiązek upewnić się, że wypis trafia w ręce osoby uprawnionej. Z tego powodu, w większości przypadków, konieczna jest wizyta osobista w kancelarii notarialnej lub w sądzie w celu odbioru dokumentu i okazania dowodu tożsamości. Choć wniosek można często złożyć zdalnie (telefonicznie lub mailowo do notariusza, pisemnie do sądu), sam odbiór wypisu wymaga fizycznej obecności. To standardowa procedura mająca na celu ochronę danych i bezpieczeństwo obrotu prawnego.

Elektroniczny wypis aktu notarialnego przyszłość dokumentacji

W dobie cyfryzacji, dokumenty prawne również ewoluują. Od 1 lipca 2023 roku w Polsce funkcjonuje Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Jest to system, w którym notariusze umieszczają elektroniczne wypisy aktów notarialnych, co stanowi znaczące ułatwienie w wielu procedurach.

Główną korzyścią z elektronicznego wypisu jest jego wykorzystanie w kontaktach z urzędami, zwłaszcza w procesie dokonywania wpisów w księgach wieczystych. Dzięki CREWAN, sądy wieczystoksięgowe mają bezpośredni dostęp do elektronicznych wypisów, co przyspiesza i upraszcza procedury, eliminując potrzebę dostarczania papierowych dokumentów. Obywatel, jako strona czynności, może otrzymać od notariusza wizualizację takiego elektronicznego wypisu, która często zawiera specjalny kod weryfikacyjny. Kod ten umożliwia sprawdzenie autentyczności i integralności dokumentu online, co zwiększa bezpieczeństwo obrotu prawnego.

Warto jednak zaznaczyć, że choć elektroniczny wypis aktu notarialnego jest ogromnym krokiem naprzód i doskonale sprawdza się w relacjach z sądami czy innymi instytucjami, nie zawsze w pełni zastępuje tradycyjny, papierowy dokument. W niektórych sytuacjach, zwłaszcza w kontaktach z bankami czy innymi podmiotami prywatnymi, nadal może być wymagana papierowa forma wypisu. Dlatego też, mimo postępu technologicznego, warto mieć świadomość, że tradycyjny wypis wciąż pozostaje ważnym i często niezbędnym dokumentem w Twoim portfolio właściciela nieruchomości.

• Szybkość: Usprawnia procesy administracyjne, zwłaszcza wpisy do ksiąg wieczystych.
• Bezpieczeństwo: Ogranicza ryzyko zgubienia czy fałszerstwa dokumentu.
• Weryfikacja: Możliwość sprawdzenia autentyczności online za pomocą kodu.
• Dostępność: Ułatwia dostęp do dokumentów dla uprawnionych instytucji.

Jako ekspertka, widzę w CREWAN ogromny potencjał, ale jednocześnie zawsze doradzam moim klientom, aby mieli świadomość obu form dokumentu i wiedzieli, kiedy która jest preferowana.